NAVIGATION

TRENDING POSTS

1 Hotel | Hotel

Ekspansi Parkside Hotels & Resorts di Tanah Air

2 Highlight | Hotel | Millenium Hotel Sirih Jakarta

Sambut Tahun Baru 2017 Bersama Millennium Hotel Sirih Jakarta

3 Gaya Hidup | Tekno

Parenting di Era Digital

5 Tata Cara Mengirimkan E-mail yang Baik ke Media

5 Tata Cara Mengirimkan E-mail yang Baik ke Media

E-mail untuk media ternyata tak bisa asal kirim. Ada hal yang harus diperhatikan.

Marketplus.co.id – E-mail masih menjadi alat komunikasi yang paling sering digunakan di tempat kerja. Kita menggunakan e-mail untuk melakukan komunikasi internal dan juga external. Untuk mengirimkan laporan, berkomunikasi dengan calon investor, dan untuk keperluan lainnya.

Sebagai seorang content marketer di perusahan rintisan yang berlokasi di Kuala Lumpur, namun beroperasi di 7 negara di Asia Tenggara, 90% komunikasi eksternal saya lakukan dengan menggunakan e-mail. Termasuk untuk mengirimkan cerita dan hasil riset ke media.

Dengan kondisi seperti ini, saya harus bisa membuat e-mail yang baik. Karena, e-mail yang ditulis dengan buruk, tidak jelas, dan tidak efektif dapat membuang buang waktu dan juga bisa merusak reputasi kita dengan meninggalkan kesan buruk bagi orang yang menerimanya.

Selama kurang lebih 1 tahun, saya mempelajari tata cara membuat email yang benar. Mulai dari membaca studi kasus dari pemasar-pemasar kelas dunia, sampai melakukan A/B testing untuk melihat e-mail mana yang paling efektif.

Dari ribuan e-mail yang saya kirimkan, ada 5 tata cara yang harus saya perhatikan ketika ingin mengirimkan e-mail ke media.

Kirimkan ke Orang yang Tepat

Di iPrice, saya berkomunikasi dengan berbagai penulis, jurnalis dan editor dari media-media yang ada di Asia Tenggara.

Setidaknya ada dua cara untuk menghubungi media melalui e-mail. Pertama, kita bisa mengontak mereka melalui e-mail umum seperti (redaksi@media.com). Atau, kita juga bisa mengontak mereka melalui email personal, contohnya (andrew@media.com).

Dari hasil pengamatan saya, tingkat respon dan juga publikasi yang saya dapatkan, 80% lebih tinggi ketika menghubungi mereka melalui surel pribadi dibandingkan dengan surel umum.

Bagaimana cara mendapatkan e-mail personal?

Ada beberapa startegi yang bisa digunakan untuk mendapatkan e-mail personal media:

Pertama, bertanya. Cara paling mudah untuk mendapatkan e-mail personal media adalah bertanya. Kita bisa bertanya pada keluarga atau kerabat yang memiliki hubungan dengan media, atau jika mereka memiliki teman yang memiliki hubungan dengan media.

Jelaskan bahwa ada informasi berharga, atau riset yang ingin kita bagikan ke teman-teman  mereka di media.

Kedua, menggunakan media sosial. Berdasarkan pengalaman saya, hampir 100% orang-orang yang bekerja di media, khususnya media online,  memiliki minimal 1 media sosial. Ini adalah salah medium yang paling efektif untuk berhubungan dengan mereka.

Sejauh ini, saya memaksimalkan LinkedIn untuk berhubungan dengan penulis dan juga editor. Kita bisa mencari nama mereka atau nama perusahaan. Untuk mendapatkan nama mereka, ambil waktu untuk membaca artikel-artikel yang ada di media tersebut. Rata-rata media menunjukan nama editor atau penulis.

Setelah menemukan profil mereka di LinkedIn, kirim permintaan koneksi yang personal. Jelaskan bahwa kita memiliki sesuatu yang ingin kita bagikan untuk mereka, dan tanya alamat surel mereka.

Ketiga, baca laman redaksi media. Beberapa media menyediakan alamat email dari dari editor dan juga jurnalis mereka. Biasanya laman ini terletak di bagian atas atau bawah dari website berita tersebut.

Buat Subjek Email yang Menarik

Setiap hari, editor dan juga jurnalis mendapatkan setidaknya 20-50 email dari berbagai perusahaan yang ingin diliput. Dengan waktu yang sangat terbatas, mereka harus memilih e-mail mana yang harus dibuka dan dibaca terlebih dahulu. Hal pertama yang akan mereka lihat ketika ada e-mail masuk adalah “subjek”. Jadi, pastikan kita membuat subjek email yang “unik”.

Ada beberapa aturan yang bisa kita ikuti untuk membuat subjek email yang “unik”.

Pertama, harus singkat. Siapa yang ingin membaca subjek email yang terlalu panjang? Tidak ada. Terlebih lagi, 40% dari orang membuka e-mail mereka dari telepon genggam. Sehingga, subjek e-mail yang singkat akan lebih terbaca dan menarik untuk mereka.

Kedua, buat orang merasa spesial. Perasaan eksklusivitas merupakah hal yang sangat penting. Ketika kita dapat membuat seseorang merasa spesial, ini akan lebih mendorong mereka untuk membuka email dari kita.

Beberapa ungkapan yang bisa digunakan adalah: “Undangan Khusus”; “Konten Eksklusif untuk Media A”; “Pengumuman Eksklusif” dan sebagainya.

Ketiga, jelasakan apa yang ada di e-mail. Bagi orang-orang yang mendapatkan lebih dari 25 setiap harinya, mereka harus mengetahui apa isi dari e-mail yang masuk, sebelum membukanya. Jadi, pastikan kita bisa menjelaskan isi dari e-mail secara singkat di bagian subjek. Namun ingat, harus singkat, padat, dan jelas.

Buat Email yang Sifatnya Personal

3 bulan lalu, saya mewawancarai 12 editor dari media-media besar di Indonesia. Hampir semua dari mereka mengatakan bahwa e-mail yang sifatnya personal, mendapatkan perhatian lebih dari mereka. Dari hasil wawancara tersebut, mereka juga mengatakan bahwa hanya beberapa startup di Indonesia yang benar-benar melakukannya. Rata-rata perusahaan tersebut dibantu oleh perusahaan PR.

Kita dapat membuat e-mail yang bersifat personal dengan cara-cara ini:

Pertama, sebutkan nama mereka atau nama media. Nama adalah hal yang istimewa bagi seseorang. Ketika kita menyebutkan nama mereka di e-mail, mereka akan merasa lebih dihargai dan akhirnya memutuskan untuk membaca e-mail dari kita.

Kita bisa menyebutkan nama mereka di awal untuk menyapa, dan di akhir e-mail untuk mengucapkan salam.

Contohnya “Pagi mas Andrew”, atau “Saya ingin membagikan informasi peluncuran perusahaan saya untuk media A”.

Kedua, memiliki konteks. Bagi editor, untuk membuat sebuah cerita yang bagus, mereka membutuhkan karakter yang hebat. Mereka butuh seseorang dengan kepribadian, pendapat, cerita hebat yang ingin dibagikan, dan juga perspektif.

Kita bisa mulai dengan menjelasakan secara singkat cerita apa yang ingin kita bagikan? Mengapa cerita tersebut penting?

Ketika kita mengirimkan surel ke media, khususnya media-media besar, kita bertarung dengan ratusan, bahkan ribuan perusahaan lain yang juga ingin mendapatkan liputan dari mereka. Jadi, pastikan konten di e-mail kita bisa mendapatkan perhatian mereka.

Buat Konten yang Terstruktur di Badan E-mail

Sama seperti pidato, untuk membuat konten e-mail yang menarik, kita harus menceritakan sebuah cerita. Sebuah e-mail yang baik setidaknya memiliki pembuka, inti, dan juga penutup.

Pada bagian pembuka terdiri dari perkenalan singkat mengenai siapa kita, dari mana kita mendapatkan kontak mereka, dan mengapa kita mengirimkan email ini ke mereka.

Bagian inti terdiri dari hal utama yang ingin kita berika ke media. Bisa berupa penjelasan penawaran kerja sama, penjelasan singkat mengenai riset, undangan liputan, atau hal-hal lainnya. Dalam hal ini, saya menjelaskan temuan-temuan menarik dari riset yang dilakukan.

Bagian penutup tidak harus menyimpulkan hal-hal yang sudah kita jelaskan di atas, namun kita harus memberikan “call-to-action” yang jelas atau apa yang kita ingin mereka lakukan.

Jika ada acara peluncuran produk, maka kita bisa meminta konfirmasi kehadiran mereka. Dalam kasus ini, saya berbagi data dan juga informasi kepada mereka, sehingga saya bisa memberitahu mereka jika ada pertanyaan saya bisa menjawab.

Setelah itu, jangan lupa menutup e-mail dengan salam.

Untuk mencakup semua elemen yang ada di atas, e-mail kita tidak harus panjang dan bertele-tele. Berikut ini adalah contoh email yang saya kirim ke Tech in Asia.

mengirim e-mail

 

 

Kirim Pada Waktu yang Tepat

Untuk membuat tingkat keberhasilan e-mail kita lebih besar, kita harus tahu kapan waktu terbaik untuk mengirimkan e-mail ke media. Berdasarkan hasil wawancara saya dengan media, beberapa dari mereka merekomendasikan mengirimkan e-mail pada pukul 8-11 pagi hari, atau pukul 4-6 sore.

Namun, kita harus pahami bahwa waktu yang tepat bagi tiap orang bisa berbeda-beda. Jadi kita tidak dapat menggeneralisasi hal ini.

Namun, kita bisa mengetahui waktu yang tepat dengan melakukan beberapa hal ini.

Pertama, jika emailnya memiliki elemen waktu, pastikan kita memberi mereka waktu untuk berikir. Contohnya, jika ingin meminta waktu untuk bertemu, kita bisa mengirimkan e-mail ini 3-4 hari sebelumnya. Karena mereka juga memiliki hal-hal yang harus dilakukan. Beri mereka waktu untuk untuk membaca, berpikir dan juga membalas email kita.

Kedua, kirimkan e-mail pada saat jam kerja. Bekerja itu menghabiskan energi, jadi ketika kita pulang, kebanyakan orang akan memilih untuk beristirahat dan tidak membaca e-mail terkait pekerjaan. Jadi, pastikan kita mengirimkan e-mail pada jam-jam kerja.

Banyak riset yang menyebutkan bahwa waktu terbaik untuk mengirimkan e-mail adalah pukul 8 pagi sampai 12 siang .

E-mail yang baik tidak hanya bagus untuk pekerjaan kita, namun juga bermanfaat untuk personal branding kita. Ketika kita secara konsisten mengirimkan surel yang baik, media akan mengingat kita dan ini akan meningkatkan kesempatan kita untuk mendapatkan perhatian mereka.

Hal-hal yang saya jelaskan di atas terdengar rumit untuk mengirimkan satu e-mail. Namun, percayalah, jurnalis dan editor sudah menerima banyak sekali surel buruk. Sehingga, ini saatnya untuk kita menjadi lain dari pada yang lain dan buat mereka kagum dengan kualitas komunikasi digital kita.

– –

Tentang Penulis: Saat ini Andrew bekerja sebagai senior content marketer di perusahaan startup yang berlokasi di Malaysia bernama iPrice Group.

 

 

Editor: Andiana Moedasir

Top