NAVIGATION

Simply System

Simply System

ilustration

ilustration
ilustration

Apa gunanya sistem? Sistem bukanlah sekedar SOP! Namun lebih dari itu, memastikan tiap tim bekerja dengan harmonis dalam aturan, guna mencapai visi perusahaan. Berikut adalah 8 langkah membuat sistem:

1. Visi

Adalah arah bisnis, mau dibawa kemana bisnis Anda? Apa tujuan dibuatnya? Target-target jangka panjang? Apa nilai-nilai yang melandasinya?

The Power of Kepepet memberi kekuatan untuk berlari, Visi memberi arahan kemana larinya. Tanpa arah tujuan, karyawan Anda bertanya, “Pak, kita mau kemana?”. Anda jawab,”Yang penting asal jalan deh“. Lucu kan?! Tanpa target-target yang jelas, karyawan bertanya, “Pak, target kita berapa perbulan?”. Anda jawab, “Try your best“. Best  itu relatif menurut siapa?

2. Struktur Organisasi

Kejelasan pembagian posisi. Kenyataan, bukan diada-adakan. Apa gunanya? Agar jelas siapa jendral, kapten dan sersannya. Tidak ada 2 jendral dalam 1 peperangan! Kasihan prajuritnya, bingung. Perang pun jadi amburadul.

3. Alur bisnis

Gambar dan tuliskan prosesnya dari A-Z, per masing-masing bagian, lengkap dengan simbol dokumen-dokumen yang diperlukan. Buat kolom-kolom per bagian, dan gambarkan dalam alur proses. Jika prosesnya banyak, bisa dibagi per prosedur. Bisa menggunakan software Microsoft Visio, mudah dan cantik.

4. Job Description

Makin detail job desc, makin jelas tanggung jawab dan tugas masing-masing bagian, makin terhindar dari kesalahan prosedur dan wewenang.

5. S.O.P (Standard Operating Procedure)

Standar dan langkah-langkah inti dari SOP adalah menuliskan apa-apa yang harus dilakukan dan standarisasinya. Makin detail, makin terhindar dari kesalahan. Gunakan gambar atau foto untuk membantu ilustrasi. Jika mungkin rekam dalam video. Uji coba SOP dengan meminta seseorang melakukan dari instruksi SOP, tanpa bantuan Anda.

Jika masih ada salah, perbaiki. SOP yang bagus, adalah yang mudah dimengerti dari sudut pandang pembaca awam. Setiap terjadi perubahan SOP, cantumkan nomor revisinya (misal: rev1) dan tuliskan deskripsi revisi serta tanggalnya. Jika ada dokumen-dokumen yang haurs diisi atau diarsipkan saat proses, masukkan dalam SOP. Misalnya invoice, voucher.

Sempurnakan SOP sambil berjalan, jangan terlalu dipaksakan. Arsipkan SOP per masing-masing departemen dan kontrol pengkopian dan perbaikan secara ketat. SOP adalah rahasia perusahaan.

6. KPI (Key Performance Indicator)

Indikator penilaian kinerja karyawan. Bukan berdasar “suka atau tidak suka”. Simpelnya, buat patokan penilaian 1 – 5 untuk setiap tugas yang diberikan. Dengan transparasi dan persetujuan kedua pihak. Tapi berdasarkan kenaikan gaji atau SP (surat peringatan), hingga putusan PHK dari KPI yang telah ditentukan. Jadi, benar atau salah jelas penilaiannya.

7. Tools (Alat Bantu)

Hal yang sulit menjadi mudah. Dengan bantuan teknologi, kerja makin ringan. CCTV bisa menggantikan melototnya mata satpam. Reporting dan controlling bisa lewat email, Blackberry, tak harus bertatap muka. Program komputer inventori dan barcoding system meringankan stock opname dan akurasi perhitungan.

8. Leadership

Kepemimpinan! Tanpa ini, sistem tidak akan bekerja. Ingat! Sebaik-baiknya sistem, yang mengerjakan orang juga, bukan robot! Mereka patuh bukan karena gaji saja, tapi juga karena perasaan nyaman dan diayomi. (Jaya Setiabudi, @JayaYEA; Founder Young Entrepreneur Academy & YukBisnis.com)

 

(Majalah Market+ Edisi Februari 2014)

Top